Studenten worden automatisch ingeschreven in toledovakken overeenkomstig de inschrijvingen in hun ISP. Docenten worden automatisch ingeschreven in de vakken waarvan ze titularis zijn, zie programmaboek. Deze inschrijvingen zijn officieel* en studenten en docenten kunnen deze herkennen aan de hand van een speciaal icoon 
in hun ‘My Courses’.
*Officieel impliceert dat de gebruiker in kwestie zich niet kan uitschrijven via de In-en uitschrijfmodule (Toledo Admin tabblad).
Bij communities en b-cursussen kan men als beheerder koppelingen leggen waardoor studenten van een bepaalde richting of van een bepaald vak automatisch worden ingeschreven in de community/b-vak. Het beheer van deze koppelingen gebeurt via de Docentenmodule op het Toledo Admin tabblad. Elke nacht worden de automatische koppelingen opnieuw verwerkt waardoor eventuele nieuwe studenten worden ingeschreven. Deze officiële inschrijvingen zijn te herkennen aan volgende iconen:
: officiële inschrijving in een community
: officiële inschrijving in een B-cursus
Naast officiële inschrijvingen (dus via koppeling) zijn er nog twee andere wijzen van inschrijven. Als docent of beheerder van een vak, community of b-cursus kan men zelf iemand handmatig inschrijven of een persoon kan zichzelf inschrijven via de ‘In- en uitschrijfmodule’ op het Toledo Admin tabblad. Dit laatste is enkel mogelijk indien het vak, community of b-cursus ook openstaat voor manuele inschrijving (in te stellen door de docent, zie Docentenmodule Admin tabblad).
Om een overzicht te houden over wie er op welke manier is ingeschreven, kan men de tool ‘Export course data (Gebruikersgegevens exporteren)’ gebruiken. Deze tool zal een Excel-bestand genereren met al de ingeschreven personen met vermelding of het al dan niet een officiële inschrijving betreft. De tool is terug te vinden in het ‘Control Panel (Configuratiescherm)’ onder ‘Course Tools (Cursustools)’ voor cursussen of ‘Organization Tools (Organisatietools)’ voor communities. Klik vervolgens op ‘Export Course Data (Gebruikersgegevens exporteren)’.
Voor communities is er een extra optie voorzien om de koppeling(en) weer te geven waardoor een student terecht is gekomen in de community.
In Toledopedia, de online handleiding voor docenten vindt men meer informatie over deze onderwerpen:
- Een gebruiker inschrijven in een cursus of community
- Gebruikers inschrijven in een community of cursus via de Batch enroll tool (via Excel)
- Een gebruiker uitschrijven uit een cursus of community
- De rol van een gebruiker binnen een cursus of community wijzigen
- Een lijst van de gebruikers in een cursus of community opvragen
- Export Course Data (Gebruikersgegevens exporteren)
- Gebruikers toelaten zichzelf in te schrijven voor een community
- Gebruikers toelaten zichzelf in te schrijven voor een vak
- Gebruikers automatisch inschrijven in een community via koppeling studieprogramma of optie
