Vorige week onderging Tolinto een kleine update. Het overzicht van de inschrijvingen is in een nieuw jasje gestoken overeenkomstig de nieuwe interface. Het is nu onder meer mogelijk om kolommen bij te voegen, je kan de inschrijvingen groeperen per gebruiker of per eventonderdeel en ook een platte lijst is nu mogelijk.
Toledopedia werd ook aangepast en bevat nu ook de uitleg over de nieuwe mogelijkheden van het overzicht van Tolinto.
Het overzicht van meerdere eventonderdelen werd nog niet aangepast.
Update 15u20: er werd ons een probleem gemeld met de export van de tabel en hier zijn we nu mee bezig. De export voor de advanced group manager werkt wel.
Update 15u29: probleem is opgelost.
Zoals u mogelijk reeds gemerkt heeft, is er een extra link verschenen in de Docentenmodule op het admin tabblad. Naast de oude interface van Tolinto bieden we sinds kort ook een link naar de vernieuwde versie aan.
De nieuwe versie werkt op dezelfde databank als de oude versie. In beide versies zal men dus dezelfde events zien.
In de nieuwe Tolinto zijn er tal van nieuwe mogelijkheden en functionaliteiten toegevoegd op vraag van verschillende mensen.
Onderstaand een lijst van nieuwe features:
- Extra mogelijkheden om te filteren, sorteren en zoeken doorheen je events
- Klonen van events
- Recycleren van events
- Klonen van eventonderdelen
- Recycleren van eventonderdelen
- Eventonderdelen van plaats verwisselen
- Een gebruiker beheerder maken van een selectie of alle events
- Volledig vernieuwd uiterlijk
Er zijn 2 grote vernieuwingen die een extra woordje uitleg kunnen gebruiken, klonen en recycleren.
Wanneer men een event kloont, wordt er een kopie gemaakt van het event en kan men kiezen om al dan niet de inschrijvingen en eventuele beheerders mee te kopiëren naar het nieuwe event. Dit kan handig zijn wanneer men meerdere gelijkaardige events wil maken. Men dient één event met bijhorende eventonderdelen en opties volledig in orde te brengen. Vervolgens kan men dit een aantal maal klonen. Hierna dient men in de kopies de gewenste aanpassingen te maken.
Een event recycleren, verwijdert alle inschrijvingen. Hierdoor kan men een hetzelfde event jaarlijks opnieuw gebruiken. Men dient de link naar de Tolinto inschrijflijst ook niet aan te passen aangezien enkel de inschrijvingen verwijdert worden bij het recycleren.
Het uiterlijk van inschrijflijst is niet aangepast.
Indien u meer wil weten over de nieuwe mogelijkheden verwijzen we u graag door naar de documentatie van de nieuwe Tolinto. Deze is beschikbaar via Toledopedia – De online handleiding voor docenten.
Onlangs werden er een aantal zelfgeschreven tools waarin export en import functies aanwezig zijn, nagekeken en beter op elkaar afgestemd. De belangrijkste aanpassing is dat de verplichte titelkolommen niet langer hoofdlettergevoelig zijn.
We hadden een aantal meldingen gekregen waaruit bleek dat de vorige import versie van sommige tools iets te strict was en vaak voor onduidelijkheid zorgde.
De tools die aangepast zijn, vindt u hieronder:
- Advanced Groups Manager
- Batch Enroll Users
- Export Course Data
Belangrijkste aanpassingen:
- Export en Import op elkaar afgestemd (inclusief Tolinto > Advanced Groups manager)
- De titelkolommen bij de import zijn hoofdletterongevoelig gemaakt
- De tekst voor de titelkolommen in de afbeeldingen is aangepast
- De instructieafbeeldingen zijn duidelijker gemaakt
- De instructieafbeeldingen zijn meertalig gemaakt
- Foutboodschappen zijn duidelijker gemaakt
Op dit moment is Tolinto niet opgewassen tegen de overbelasting die in drukke periodes (begin semester, vlak voor examens, …) gegenereerd kan worden, vooral wanneer grote groepen studenten tegelijk naar dezelfde inschrijflink gaan.
Mogen we vragen om, in afwachting van aanpassingen aan de applicatie- en serverkant, tijdens opleidingen en via andere communicatienakalen in de eigen instelling voldoende aandacht te besteden aan tips voor ‘goed gebruik’ van Tolinto zoals:
- vermijden dat groepen leerlingen tegelijk naar hetzelfde event in Toledo gaan (bv. door een belangrijke inschrijflijst stipt op een bepaald moment online te zetten en dit te communiceren naar studenten, zodat ze allemaal samen zitten te wachten tot de link verschijnt);
- Tolinto niet te gebruiken voor high-stake inschrijflijsten zoals inschrijvingen voor examens;
- vermijden teveel eventonderdelen bij nzelfde event te creren (beter event opdelen in meerdere events met een kleiner aantal eventonderdelen, max. 10 bv); hoe minder eventonderdelen hoe beter de performantie;
- aan studenten communiceren (algemeen of via announcement bij link naar Tolinto) dat wanneer ze vertragingen ondervinden bij het klikken op een Tolinto link, ze niet opnieuw mogen klikken, want dit vergroot enkel het probleem van de overbelasting.
TolInto is destijds ontwikkeld als inschrijftool voor vrijblijvende events, zoals excursies, nabesprekingen, seminaries, enz., waarbij het moment van inschrijven van studenten verspreid ligt over verschillende dagen, en de load op de server beperkt blijft.
De laatste tijd wordt deze tool echter ook gebruikt voor high-stake inschrijflijsten, zoals examens, waarbij honderden studenten op bijna exact hetzelfde tijdstip (bv. stipt om 9u) zich willen inschrijven. Hierdoor loopt het aantal connecties te hoog op en dreigt het systeem vast te lopen, wat in het verleden reeds een paar keer gebeurde. Dit heeft niet enkel gevolgen voor TolInto zelf, maar ook voor de hele Toledo-omgeving. Gelieve daarom TolInto niet te gebruiken voor zulke doeleinden, teneinde problemen te vermijden.
Hou bij het gebruik van TolInto steeds rekening met volgende richtlijnen:
- Probeer te vermijden dat grote groepen studenten tegelijk zich willen inschrijven voor hetzelfde event, bv. door geen exact tijdstip mee te delen waarop de inschrijflijsten beschikbaar gaan zijn, of door de studenten in kleinere groepen in te delen, met elk een eigen moment waarop ze kunnen inschrijven;
- Indien men toch vermoedt dat vele studenten tegelijk gebruik gaan maken van TolInto, neem dan steeds eerst contact op met het Toledo-team;
- Zorg ervoor dat een event niet te veel eventonderdelen heeft, want dit zorgt voor een tragere werking. Splits zulke events op in kleinere events, met elk een beperkt aantal eventonderdelen. 4) Breng de studenten ook op de hoogte van mogelijke vertragingen met het systeem en vraag hen om NIET opnieuw op de link naar de inschrijflijst te klikken, maar wat geduld te hebben (zie boodschap in deze knowledge base van 26 november 2006).
Het kan gebeuren dat bij het klikken op een link naar een TolInto-inschrijflijst, er schijnbaar niets gebeurt. Wanneer men op zo’n link klikt, wordt eerst het user-id gecheckt. Indien vele studenten dit tegelijk doen, heeft de server meer tijd nodig om al die aanvragen af te werken, en komen studenten die net iets later op de link klikten in een wachtrij terecht. Bij hele grote groepen studenten die tegelijk naar een TolInto-inschrijflijst willen gaan, kan het zelfs enkele minuten duren voor men de inschrijfpagina zelf te zien krijgt.
Men oefent dus best even geduld uit wanneer men op zo’n link klikt. Wat men vooral NIET mag doen is opnieuw op die link klikken, want dan wordt er opnieuw een aanvraag doorgestuurd, en maakt men de wachtrij groter en het probleem alsmaar erger!
Indien men vermoedt dat er grote groepen studenten tegelijk gebruik gaan maken van TolInto (bv. bij keuzelijsten voor stageplaatsen en bachelorpapers), breng de studenten dan op de hoogte van de mogelijke vertraging en vraag hen om NIET opnieuw op de link naar de inschrijflijst te klikken, maar wat geduld te hebben.
Er werden ankele aanpassingen uitgevoerd aan Tolinto.
Voor GDLO en eloV:
WYSIWYG editor: Nieuwe versie van de WYSIWYG editor, zonder de pop-up alerts! De editor kan nog steeds aan- of uitgezet worden in de gepersonaliseerde instellingen (rechtsboven).
Ingeschrevenen sortering: De default sortering van ingeschrevenen is veranderd naar ‘tijdstip inschrijving’.
Voor eloV:
Extra check: ‘Maximum aantal verschillende onderdelen waarop een student zich mag inschrijven’ is nu beschikbaar.
Export: Export is nu xml formaat, excel compatibel. Commentaarveld zit nu bij in de export.
We hebben enkele meldingen gekregen van eventonderdelen waarvoor toch meer studenten zich hebben kunnen inschrijven dan het ingestelde maximum.
Omdat er begin deze week heel veel studenten tegelijk met Tolinto aan het werken waren, hebben de verwerkingen van de inschrijvingen vertraging opgelopen, waardoor studenten die bijna vlak na een andere student zich wilden inschrijven (paar seconden na elkaar) nog een inschrijfknopje zagen, terwijl het maximum aantal deelnemers al overschreden waren.
De code werd deze middag aangepast, en normaal gezien zou dit in de toekomst niet meer kunnen gebeuren. Er wordt nu nog eens extra gecheckt op het moment dat een inschrijving verwerkt wordt, en als ondertussen toch het aantal inschrijvingen bereikt werd, krijgt de student de foutmelding: ‘Inschrijving gefaald: maximum aantal inschrijvingen overschreden’.
