Vandaag werden er twee storende problemen van het portfolio systeem van Toledo de wereld uit geholpen.
De eerste aanpassing heeft betrekking op de beschikbaarheid van een item na het aanpassen ervan.
Door een bug in Blackboard werd bij het aanpassen van een item van een portfolio de beschikbaarheid hiervan default op onbeschikbaar gesteld. De gebruiker diende bij elke aanpassing van een item in een portfolio expliciet aan te geven dat het beschikbaar diende te blijven. Dit zorgde vaak voor verwarring bij de gebruikers. Vanaf vandaag staat dit standaard op ‘Yes’.
De tweede aanpassing heeft betrekking op het aanpassen van een content item in een portfolio.
Wanneer een gebruiker de titel wou aanpassen van een content item in een portfolio, werd het veldje met de link naar Toledo+ leeggemaakt. Hierdoor diende de gebruiker zelf terug de link te leggen naar het juiste mapje in Toledo+. Aangezien de rechten op het mapje of het item naar waar gelinkt wordt, enkel juist worden gezet wanneer men gebruik maakt van een content item, was dit een vrij hinderlijke bug. Bij instellingen die gebruik maken van Portfolio templates zorgde dit vaak voor problemen aangezien studenten graag de titel van de standaard link naar Toledo+ in hun portfolio aanpassen en zonder te weten naar waar er oorspronkelijk gelinkt werd, was dit vrij onduidelijk. Vanaf nu wordt de link naar Toledo+ ingevuld en kan men zonder problemen een content item in een portfolio aanpassen.
Beide bugs zijn opgelost op productie.
Met dank aan onze nieuwe collega voor de oplossing!
Wanneer men een bestaand portfolio later aanpast en nieuwe links toevoegt die verwijzen naar content items (documenten of folders in Toledo+), dan kan het gebeuren dat een link niet aanklikbaar is. De link checker geeft ook aan dat er een rechtenprobleem is, en de Repair-knop helpt niet.
Dit komt door een verandering in de manier van rechten toekennen in BB 7.2 ten opzichte van oudere versies. Dit probleem zou verholpen zijn in Bb8.
In afwachting van een upgrade volgende zomer draait er nu elk uur een stored procedure die de foutieve rechten in de databank rechtzet. Indien een docent dus een portfolio van een student bekijkt en een bepaalde link in het menu niet kan aanklikken, dan zou dit na max. een uur tijd weer in orde moeten zijn.
Referentienummer BB: AS-122333
Zoals de naam het al aangeeft, is een persoonlijke folder in Toledo+ standaard enkel beschikbaar voor de eigenaar van de folder. Deze folder is enkel bedoeld voor eigen gebruik en om documenten op te slaan die aan portfolio’s gelinkt moeten worden. Indien men echter bestanden wil delen met andere gebruikers, dan heeft de persoonlijke folder heel wat nadelen. Het is aan te raden om in dat geval zoveel mogelijk gebruik te maken van ‘institution folders’.
De persoonlijke folder verschijnt altijd enkel in de linkerbalk voor de eigenaar ervan. Wanneer men binnen de persoonlijke folder een document of subfolder deelt met anderen, dan zullen deze andere gebruikers dit niet standaard te zien krijgen. Ze moeten actief naar die folder of het document zoeken via de zoekfunctie. Eventueel kunnen ze de zoekopdracht opslaan of de gevonden zoekresultaten bookmarken. Op die manier kunnen ze de volgende keer dat ze Toledo+ openen snel naar de gedeelde documenten gaan.
Het is echter beter om voor het samenwerken en delen van meerdere documenten, gebruik te maken van een ‘institution folder’. Local admins kunnen voor cursussen en communities een eigen ‘institution folder’ aanvragen. Vervolgens kunnen de rechten op deze folders gekoppeld worden aan de rechten in Toledo zelf (bv. ‘manage-rechten’ voor alle instructors, lees-rechten voor studenten, …). Vooral voor groepswerk is dit een veel betere manier van werken van in personal folders.
Ook wanneer men als docent vanuit een cursus wil linken naar documenten in Toledo+, doet men dat bij voorkeur MIET naar documenten in de eigen persoonlijke folder, maar vraagt men best een ‘institution folder’ aan voor het betreffende vak. Linken vanuit een cursus/community naar een item in de persoonlijke folder is geen standaard opzet in Blackboard, en we kunnen niet garanderen dat deze links en de bijbehorende rechten tijdens de course copy in de toekomst behouden kunnen blijven.
Een student kan checken of alle gelinkte documenten en mappen in een portfolio de juiste rechten hebben voor de lezer van het portfolio. Via de optie ‘Check Links’ (’Koppelingen controleren’) krijgt men een overzicht van alle links naar documenten en folders in Toledo+ (niet naar externe sites), met de status van de rechten. Indien er problemen zijn, kunnen die tot op zekere hoogte verholpen worden via de knop ‘Repair’ (’Herstellen’).
Wanneer een student in zijn/haar portfolio een link opneemt naar een document of map binnen Toledo+, dan worden er automatisch leersrechten toegekend op die map of dat document voor wie later het portfolio gaat lezen (in het overzicht van de rechten aangeduid met ‘Naam portfolio (User list for Naam student’s portfolio)’) (’Naam portfolio (Gebruikerslijst voor portfolio van naam student‘).
Wanneer men echter later die rechten wist, of indien het document wist, van plaats of van naam verandert, dan gaan er foutboodschappen verschijnen wanneer de lezer van het portfolio op de links klikt.
Daarom kan men via de Portfolio Link Checker (Koppelingscontrole voor portfolio’s) nagaan of alles nog in orde is.
Er zijn 4 statussen per link mogelijk, aangeduid door icoontjes:
- Valid Link (Geldige koppeling): vinkje op groene achtergrond
- Deze link is volledig in orde.
- De portfolio-lezer kan op de link klikken en zal het document of de folder kunnen openen en bekijken.
- Repairable permission error (Herstelbare machtigingsfout): oranje hand op gele achtergrond
- De leesrechten die initieel bij het koppelen van het document werden juist gezet, zijn later weggehaald.
- De portfolio-lezer heeft geen leesrechten op dit document of de folder en zal een fout zien verschijnen bij het klikken op de link in het portfolio.
- Het probleem kan verholpen worden via de ‘Repair’ knop, omdat de student zelf voldoende rechten heeft (manage-rechten) op het document in kwestie om dit te herstellen.
- Path not found (Pad niet gevonden): uitroepteken op roze achtergrond
- Het bestand naarwaar gelinkt werd bestaat niet meer of werd verplaatst, of het document of de folder werden hernoemd.
- De link is dus ongeldig en verwijst naar iets dat er niet meer is.
- Dit kan enkel verholpen worden door in het portfolio de link te vervangen door een nieuwe link naar de nieuwe locatie van het document of de folder, of door het document opnieuw op te laden indien het gewist werd.
- Permissions error (Machtigingsfout): oranje hand op gele achtergrond met streep erdoor
- De leesrechten die initieel bij het koppelen van het document werden juist gezet, zijn later weggehaald.
- De portfolio-lezer heeft geen leesrechten op dit document of de folder en zal een fout zien verschijnen bij het klikken op de link in het portfolio.
- Het probleem kan NIET verholpen worden via de ‘Repair’ knop, omdat de student zelf onvoldoende rechten heeft (geen manage-rechten) op het document in kwestie om dit te herstellen (bv. omdat het document niet in de eigen personal folder zit, maar in een folder van een andere student, of in een institution folder, waar de student geen manage-rechten heeft).
Wanneer men een item maakt met daarbij een link naar een document of folder in Toledo+ (tweede browse-knop), en men kopieert dit item naar een ander vak, dan zal men bij het klikken op de link een foutmelding krijgen.
Dit heeft te maken met het rechtenbeheer van Toledo+. Op het moment dat men een item aanmaakt en men linkt naar een bestand of folder in Toledo+, dan geeft het systeem achterliggend leesrechten aan iedereen van dat vak op dat bestand of die folder. Bij het kopiren van zo’n item, gebeurt dit echter niet. De link wordt dus wel meegekopieerd, maar bij het klikken op de link krijgt men een foutmelding, omdat de rechten in Toledo+ niet juist staan.
Dit probleem werd aan Blackboard gemeld, en men bekijkt momenteel hoe men dit in een latere versie kan verhelpen. Als workaround heeft men in afwachting twee opties:
- item niet kopiren maar opnieuw aanmaken in het andere vak, waardoor de rechten automatisch worden juistgezet;
- item kopiren, en daarna in Toledo+ de rechten juist zetten (Via ‘Modify’>’Permissions’>’Course User List’).
