Archive for the 'Datastroom' Category

Wie is er officieel ingeschreven in een vak of community?

Gepubliceerd op 07/12/2012 door Kenny Verbeke. 0 Comments Categorie(ën): Course Settings, Course tools, Datastroom, Docentenmodule, Groepen, Inschrijfmodule, User management and Zonder categorie. Tags: , , .

Studenten worden automatisch ingeschreven in toledovakken overeenkomstig de inschrijvingen in hun ISP. Docenten worden automatisch ingeschreven in de vakken waarvan ze titularis zijn, zie programmaboek. Deze inschrijvingen zijn officieel* en studenten en docenten kunnen deze herkennen aan de hand van een speciaal icoon officieel vak in hun ‘My Courses’.
*Officieel impliceert dat de gebruiker in kwestie zich niet kan uitschrijven via de In-en uitschrijfmodule (Toledo Admin tabblad).

Bij communities en b-cursussen kan men als beheerder koppelingen leggen waardoor studenten van een bepaalde richting of van een bepaald vak automatisch worden ingeschreven in de community/b-vak. Het beheer van deze koppelingen gebeurt via de Docentenmodule op het Toledo Admin tabblad. Elke nacht worden de automatische koppelingen opnieuw verwerkt waardoor eventuele nieuwe studenten worden ingeschreven. Deze officiële inschrijvingen zijn te herkennen aan volgende iconen:

  • officiële community : officiële inschrijving in een community
  • officiële b-cursus : officiële inschrijving in een B-cursus

Naast officiële inschrijvingen (dus via koppeling) zijn er nog twee andere wijzen van inschrijven. Als docent of beheerder van een vak, community of b-cursus kan men zelf iemand handmatig inschrijven of een persoon kan zichzelf inschrijven via de ‘In- en uitschrijfmodule’ op het Toledo Admin tabblad. Dit laatste is enkel mogelijk indien het vak, community of b-cursus ook openstaat voor manuele inschrijving (in te stellen door de docent, zie Docentenmodule Admin tabblad).

Om een overzicht te houden over wie er op welke manier is ingeschreven, kan men de tool ‘Export course data (Gebruikersgegevens exporteren)’ gebruiken. Deze tool zal een Excel-bestand genereren met al de ingeschreven personen met vermelding of het al dan niet een officiële inschrijving betreft. De tool is terug te vinden in het ‘Control Panel (Configuratiescherm)’ onder ‘Course Tools (Cursustools)’ voor cursussen of ‘Organization Tools (Organisatietools)’ voor communities. Klik vervolgens op ‘Export Course Data (Gebruikersgegevens exporteren)’.

Overzicht mogelijkheden export course data voor cursus

Voor communities is er een extra optie voorzien om de koppeling(en) weer te geven waardoor een student terecht is gekomen in de community.

Overzicht mogelijkheden export course data voor community/b-cursus

In Toledopedia, de online handleiding voor docenten vindt men meer informatie over deze onderwerpen:

Dagelijkse synchronisatie memberships datastroom

Gepubliceerd op 02/12/2008 door Externe Account. 0 Comments Categorie(ën): Datastroom and User management.

Sinds vorige week wordt er een dagelijkse synchronisatie uitgevoerd, zodat memberships die niet meer worden doorgegeven in de datastroom (omdat het programma van studenten veranderde in het administratief systeem) worden gewist in de tussenliggende databank. Hierdoor zal het slot-icoontje verdwijnen in de inschrijfmodule, en zal men zich vervolgens zelf kunnen uitschrijven.

Tot voor kort was het zo dat wanneer aan het begin van een academiejaar voor een student of docent een bepaalde membership werd doorgestuurd met de datastroom (bv. docent A = instructor van vak A, student B = student van vak B), en enige tijd later veranderde dit in het administratief systeem (docent A neemt ontslag, student B kiest een ander keuzevak), dat dit in Toledo zelf niet veranderde. Normaal gezien zou er dan vanuit het administratief systeem een ‘uitschrijving’ (recstatus = 3) moeten gestuurd worden, maar dat is voor de meeste instellingen technisch zeer moeilijk en gebeurde niet. Het resultaat was dat die ‘oude’ inschrijving in de tussenliggende Toledo-databank bleef bestaan, waardoor het beschouwd werd als een ‘officile inschrijving’, en men zich dus niet kon uitschrijven (in inschrijfmodule bleef het sloticoontje staan).

Studenten automatisch uitschrijven zodra een membership niet meer wordt doorgegeven, wordt uit veiligheidsoverwegingen niet gedaan. Indien er tijdens een bepaalde nacht dan een fout zou gebeuren en men per ongeluk geen memberships zou doorsturen, dan zouden alle studenten en docenten uitgeschreven worden uit hun vakken.

Een voorbeeld van een mogelijke workflow:

  • student A kiest in het administratief systeem (bv. ISP aan K.U.Leuven) een bepaald keuzevak A;
  • via de datastroom wordt student A automatisch ingeschreven in de overeenkomstige Toledocursus A in de tussenliggende databank en Toledo;
  • student A logt in in Toledo en ziet cursus A;
  • student A gaat naar inschrijfmodule en ziet daar cursus A, met een sloticoontje (officile inschrijving);
  • student A verandert enkele dagen later van idee, en kiest in plaats van keuzevak A voor keuzevak B;
  • via de datastroom wordt student A automatisch ingeschreven in de overeenkomstige Toledocursus B in de tussenliggende databank en Toledo;
  • na de synchronisatie wordt de inschrijving van student A in Toledocursus A in de tussenliggende databank gewist;
  • student A logt in in Toledo en ziet beide cursussen A en B;
  • student A gaat naar inschrijfmodule en ziet daar beide cursussen A en B, maar cursus A heeft geen sloticoontje (geen officile inschrijving meer);
  • student A vinkt cursus A aan en schrijft zich uit (achterliggend wordt student A gedisabled, om geen informatie verloren te laten gaan).

Hoe docenten (zichzelf laten) uitschrijven uit cursussen

Gepubliceerd op 24/10/2008 door Externe Account. 0 Comments Categorie(ën): Datastroom, Inschrijfmodule and User management.

Wie in het administratief systeem als docent verbonden is aan een vak zal in Toledo automatisch instructor zijn van de overeenkomstige Toledocursus. Indien er in de zomer voor deze cursus een course copy gebeurt, dan worden de instructors, teaching assistants en course builders overgenomen, ook als ze ondertussen via de datastroom niet meer officieel verbonden zijn aan die cursus. Hoe men docenten als instructor kan verwijderen uit Toledocursussen hangt af van verschillende factoren: Check hiervoor de ‘Helpdesk inschrijfmodule’ tool en zoek de docent in kwestie op:
1) Voor de betreffende cursus staat een slotje

Dit wil zeggen dat de docent in de tussenliggende databank geregistreerd staat als ‘instructor’ van die cursus.

In de meerderheid van de gevallen wordt hij/zij via de datatsroom nog meegegeven als officile docent. Zolang dat het geval is, kan de docent zichzelf niet uitschrijven, en indien een local admin dit zou doen, dan zal hij/zij de volgende nacht weer ingeschreven worden. Indien de persoon in kwestie niet meer de officile docent is, dan dient dit in het administratief systeem aangepast te worden, zodat hij/zij niet meer in de datastroom als docent wordt meegestuurd.

De meeste hogescholen geven wel door wie docent moet worden, maar niet wie geen docent meer is (recstatus 3). Hierdoor kan men in de tussenliggende databank nog als docent geregistreerd staan, omdat men vroeger in het academiejaar als docent werd doorgestuurd. Het sloticoontje blijft daardoor ten onrechte staan, en de docent kan zich niet inschrijven. Het Toledoteam kan voor die hogescholen op vraag een synchronisatie doen, waarbij alle inschrijvingen die niet meer door komen in de tussenliggende databank verwijderd worden. Hierdoor verdwijnt het slotje en kan de docent zich vervolgens zelf uitschrijven.


2) Voor de betreffende cursus staat geen slotje

De gebruiker is geen officile docent (meer) van deze Toledocursus, en kan zichzelf uitschrijven via de inschrijfmodule.
Opgelet!

Indien een local admin of een instructor een andere instructor via het Control panel wil uitschrijven, dan dient men eerst de cursusrol van die instructor te veranderen naar om het even welke andere, pas daarna kan hij/zij uitgeschreven worden.

Cordinatoren van OPO’s zijn niet noodzakelijk automatisch instructor van de bijhorende Toledocursussen (enkel K.U.Leuven)

Gepubliceerd op 24/10/2008 door Externe Account. 0 Comments Categorie(ën): Datastroom.

Cordinatoren van OPO’s worden momenteel vanuit SAP niet doorgestuurd als ‘docent’ van de onderliggende OLA’s, enkel de titularissen van de OLA’s. Er zal bekeken worden met dienst onderwijsbeleid en SAP of het technisch mogelijk en wenselijk is om dit in de toekomst aan te passen.

Cordinatoren kunnen in afwachting toegang krijgen tot de Toledocursussen waarvan ze cordinator zijn op verschillende manieren:
- via de titularissen van de OLA’s (die wel instructor zijn in Toledo)
- via de local admin van de faculteit
- via de helpdesk

Datastroom ISP – Toledo (enkel K.U.Leuven)

Gepubliceerd op 15/10/2008 door Externe Account. 0 Comments Categorie(ën): Datastroom.

Wanneer studenten hun ISP invullen of aanpassen worden deze gegevens en aanpassingen normaal gezien vrijwel direct doorgestuurd naar Toledo. Er zijn echter een paar uitzonderingen hierop.

Zodra een student zijn/haar ISP invult (bepaalde opleidingsonderdelen aanvinkt) en daarna de gegevens opslaat en/of doorstuurt, worden deze inschrijvingen doorgestuurd naar Toledo via webservices (vrijwel onmiddellijk) en via de datastroom (de volgende nacht). In Toledo wordt de student dan automatisch ’student’ van de overeenkomstige Toledocursus(sen). In de tussenliggende databank wordt zo’n inschrijving in Toledo geregistreerd als ‘officieel’, wat wil zeggen dat studenten zich in Toledo niet kunnen uitschrijven voor zulke Toledocursussen, vermits de overeenkomstige onderwijsleeractiviteiten tot hun officieel programma behoren. De Toledocursussen waarvoor men een ‘officile’ inschrijving heeft, zijn in de inschrijfmodule van de student aangeduid via een slot-icoon.
Wanneer een student of de ISP-verantwoordelijke later aanpassen doorvoert, dan zijn er verschillende opties:

  • Wanneer een extra opleidingsonderdeel wordt aangevinkt in het ISP, dan wordt dit doorgestuurd als een nieuwe ‘officile’ inschrijving naar Toledo. Normaal gezien zal de student dus enkele minuten na het toevoegen ervan in het ISP in Toledo lid worden tot de overeenkomstige Toledocursus(sen).
  • Wanneer een opleidingsonderdeel wordt weggehaald in het ISP, dan blijft de student in Toledo ingeschreven voor de overeenkomstige Toledocursus(sen), maar de Toledo-inschrijving verandert van ‘officieel’ naar ‘vrij’. De Toledocursussen waarvoor men een ‘vrije’ inschrijving heeft, zijn in de inschrijfmodule van de student niet aangeduid via een slot-icoon. Indien de student geen lid meer wil zijn van deze Toledocursussen, dan kan hij/zij zich nu via de inschrijfmodule uitschrijven.

Mogelijke problemen/onduidelijkheden met de verwerking:

  • In hun ISP duiden studenten opleidingsonderdelen aan (OPO’s) waaraan n of meerdere onderwijsleeractiviteiten (OLA’s) vasthangen. In Toledo bestaan cursussen op het OLA-niveau: een inschrijving in ISP kan dus resulteren in meerdere inschrijvingen in Toledo.
  • Het kan gebeuren dat de webservices die de in- en uitschrijvingen tijdens de dag regelen, hinder ondervinden (bv. van tijdelijke netwerkstoringen) en/of verloren gaan, en dat studenten daardoor een nacht moeten wachten tot ze toegang moeten hebben tot de nieuwe cursussen.
  • Uitschrijvingen komen momenteel enkel via de webservices door, en niet via de nachtelijke datastroom: indien de webservices om een technische reden verloren gaan, blijven studenten in Toledo ten onrechte ‘officieel’ ingeschreven. Dit wordt op geregelde tijdstippen via een synchronisatie rechtgezet, maar indien men dit merkt mag men altijd de helpdesk contacteren.

Een fout aangemaakte gebruiker/vak disablen via de datastroom (GDLO)

Gepubliceerd op 10/10/2007 door Externe Account. 0 Comments Categorie(ën): Datastroom.

Indien er een gebruiker/vak foutief werd aangemaakt, kan men deze disablen door via de datastroom in het person bestand of de file met de vakken die account met recstatus = 3 mee te sturen.

Niet toegestane karakters in codes (course-id’s) van cursussen en communities

Gepubliceerd op 29/08/2007 door Externe Account. 0 Comments Categorie(ën): Course Settings and Datastroom.

De volgende karakters geven problemen wanneer ze voorkomen in course-id’s van cursussen en communities:

: ~ [ ] ! @ # $ % ^ & * ( ) + ` { } | \ , ? / ; ' ”

Hou hiermee rekening bij het doorsturen van course-codes via de datastroom (GDLO) of het aanmaken ervan via de besteltoepassing (eloV), en vermijd deze!

Studenten hebben toegang tot vakken waarvoor ze zich niet (officieel) inschreven of waarvoor ze zich reeds uitschreven in het administratief systeem

Gepubliceerd op 10/11/2006 door Externe Account. 0 Comments Categorie(ën): Administratieve module, Datastroom and Inschrijfmodule.

Wanneer studenten wijzigingen aanbrengen aan hun officieel studieprogramma (bv. via ISP aan K.U.Leuven), worden die wijzigingen normaal gezien de volgende nacht verwerkt in Toledo. Wanneer studenten zich inschrijven voor nieuwe vakken, dan zullen ze dus de dag erna ook in Toledo ingeschreven zijn in deze vakken. Of ze deze vakken ook zien hangt natuurlijk af van het feit of de docent het vak beschikbaar (’available’) heeft gemaakt. Wanneer studenten zich echter uitschrijven voor vakken in hun officieel studieprogramma, dan worden zij niet automatisch uitgeschreven uit de overeenkomstige Toledovakken. De status van die Toledovakken verandert wel van ‘officieel’ vak naar een ‘vrijblijvende’ inschrijving in Toledo. Dit wil zeggen dat ze zichzelf kunnen uitschrijven uit deze vakken via de inschrijfmodule op het tabblad ‘Admin’. Ze klikken daarvoor onderaan op ‘Vrij inschrijven in Toledo’, en vinken dan onderaan die vakken aan waarvoor ze zich willen uitschrijven en klikken op ‘Verstuur’.

Als local admin kan men via de optie ‘Helpdesk IM’ in de administratieve module steeds de status van Toledo-inschrijvingen nagaan. Zoek via deze tool de student in kwestie aan en druk op ‘Inschrijfmodule’. U ziet nu identiek hetzelfde als wat een student ziet in de inschrijfmodule. Een K.U.Loket-icoontje (K.U.Leuven) of een hoedje voor de cursus-id geven aan dat het om een officieel programma gaat (doorgegeven via de datastroom), waarvoor studenten zich niet kunnen uitschrijven in Toledo. Vakken zonder dit icoontje zijn vrijblijvende inschrijvingen in Toledo (vakken waarvoor studenten zichzelf hebben ingeschreven via de inschrijfmodule of vakken waarvoor ze zich officieel hebben uitgeschreven). Voor deze laatste groep vakken kunnen ze zich dus uitschrijven via de optie ‘Vrij inschrijven in Toledo’.

Communities koppelen aan studiejaren

Gepubliceerd op 15/03/2006 door Externe Account. 0 Comments Categorie(ën): Communities, Datastroom and User management.

Sommige hogescholen sturen het opleidingsaanbod en de inschrijving van studenten in opleidingen per jaar door, andere doen dat niet. Voor deze laatste hebben wij enkel een koppeling tussen een student en een opleiding, maar niet een studiejaar. Daardoor kan men een community niet aan een bepaald studiejaar hangen, enkel aan een volledige opleiding.

Wil men in dit geval toch enkel de studenten van een bepaald jaar inschrijven en niet alle studenten van de opleiding, dan kan men best de optie batch enroll gebruiken:

- ofwel vertrekt men van een lijst met de user-id’s van de studenten van dat jaar;
- indien men dit niet kan aanleveren, kan men zoeken naar een Toledovak dat door alle studenten van dat jaar gevolgd wordt, en kan men in dat vak een export users doen (via export course data);

In beide gevallen moet men de lijst nog bewerken tot het juiste formaat voor een batch upload (csv-bestand met regel van de vorm “userid”;”S” voor elke student)