Toledo en eloV knowledge base voor local admins
Als gevolg van een bug in de Docentenmodule was het tijdelijk mogelijk dat gebruikers zich in vakken en communities inschreven waarvan de manuele inschrijving op gesloten stond. Enkel gebruikers van de instelling waartoe het vak of de community behoorde, konden gebruik maken van deze bug.
Ondertussen is dit probleem verholpen en werken de rechten terug naar behoren.
Sinds vandaag is de ‘Helpdesk inschrijfmodule’ opnieuw beschikbaar op het ‘Local Admin’ tabblad. Achter de schermen werd de code herschreven voor BB 9.0.
Met de helpdesk inschrijfmodule kunnen local admins en helpdeskmedewerkers gebruikers opzoeken binnen hun instelling en kijken voor welke vakken en communities deze ingeschreven zijn. Tevens zien ze voor welke vakken de gebruiker officieel (via ISP) ingeschreven is en welke vakken of communities al dan niet beschikbaar zijn.
Regelmatig komen er via de helpdesk vragen binnen om bepaalde communities te wissen, omdat ze niet meer gebruikt worden of omdat ze verkeerdelijk werden aangemaakt, of dubbel zijn. Het is geen probleem om deze te wissen, maar het is misschien handig om te weten dat communities ook hergebruikt kunnen worden voor andere doeleinden. Als local admins kan men eventueel zo’n ‘te wissen’ communities leegmaken en ana de kant zetten om later te hergebruiken.
Indien een community niet meer gebruikt wordt, maar men heeft in de nabije toekomst wel een andere community nodig, dan kan men op volgende manier de community volledig leegmaken en hergebruiken:
Zodra men een nieuwe bestemming heeft voor de lege community, kan men de naam weer aanpassen, het menu aanpassen indien nodig, inhoud opladen, de community koppelen aan andere studiejaarcodes, enz.
Regelmatig wordt er gevraagd om een community te verwijderen, terwijl men misschien een paar weken later een nieuwe community aanmaakt. Dat kan, maar het is ook mogelijk om een community te hergebruiken, zeker in het geval van een jaarloze community. Maak de community unavailable voor studenten (CP > Settings/Instellingen > Organisation Availability/Organisatiebeschikbaarheid). Men kan de naam van de community tijdelijk veranderen naar ‘Reserve’ (CP > Settings/instellingen > Organisation Name and Description/Naam en beschrijving van organisatie) zolang men geen nieuw doel ervoor heeft. Men kan de inhoud en de gebruikers met de rol ’student’ verwijderen via ‘Recycle Organisation/Organisatie hergebruiken’. Vink de content areas en de materialen aan die opgekuist moeten worden (bv. ‘Users/Gebruikers’) en klik Submit/Verzenden. Check ook via de community-module of er geen studiejaarcodes aan de community hangen. Haal deze eventueel weg, zodat studenten de volgende dag niet automatisch weer ingeschreven worden.
Er zijn in Toledo verschillende modules die te maken hebben met het beheer van communities. Deze modules hebben elk hun eigen karakteristieken en kunnen andere gegevens tonen:
1) Module ‘My Organizations’ op tabblad ‘My Toledo’
Hier verschijnen alle communities waarvan men lid is, onder drie categorien:
- organizations in which you are participating: hier verschijnen de communities waarin men de rol student heeft en die available zijn)
- organizations you are leading: hier verschijnen de communities waarin men de rol leader heeft (ook diegene die unavailable zijn)
- organizations in which you are an assistant: hier verschijnen de communities waarin men de rol assistant heeft (ook diegene die unavailable zijn)
2) Module ‘Inschrijfmodule communities’ op tabblad ‘Admin’
Hier verschijnen naar analogie met de ‘Inschrijfmodule vakken’ enkel die communities waarin men de rol student heeft. Ook de communities die unavailable zijn verschijnen hier (in tegenstelling tot in de module ‘My Organizations’), voorafgegaan door een symbool om hun onbeschikbaarheid aan te geven (Bb met streep erdoor). Men kan zich via deze module uitschrijven uit communities waarin men de rol student heeft.
Uitschrijven uit de communities waarin men een andere rol heeft dan student kan via de docentenmodule en de optie ‘Uitschrijven’.
3) ‘Communities’ tool uit module ‘Docentenmodule’ op het tabblad ‘Admin’
Hier verschijnen enkel de communities van het huidige academiejaar, waar men leader (instructor) van is. Deze kan men via deze module verder beheren.
Er zijn twee manieren om een community beschikbaar te stellen voor alle studenten van een hogeschool/faculteit.
Indien men een community wil toegankelijk maken voor alle studenten van een faculteit of hogeschool, dient men alle studiejaarcodes van die faculteit of hogeschool aan de community in kwestie te hangen. Dat is n keer extra werk om alles aan te vinken, maar men is daarna gerust dat al deze studenten er automatisch toegang toe krijgen.
Een alternatieve oplossing, is het maken van een open community (staat voor iedereen open, als je de url weet), naarwaar vanop een tabblad gelinkt wordt. Men zou een community kunnen maken voor studenten (en eventueel ook docenten), deze openzetten voor guest access (zie ander knowledge base artikel), en vanop een module op het tabblad van de hogeschool of faculteit linken naar deze community. De url moet welk elk jaar worden aangepast, tenzij het om een jaarloze community gaat. Hetzelfde geldt ook voor een community voor enkel docenten van een faculteit of hogeschool, en indien men deze link in een module zet die enkel zichtbaar is voor ’staff’, dan zien studenten zelfs de link niet. Echt afgeschermd is de informatie in de community wel niet, vermits men de url zou kunnen doorgeven aan andere (niet-)Toledogebruikers, bv. via mail.
Bij de automatische kopie-operatie in september werden de meeste communities gekopieerd naar een 0607-versie met dezelfde course-id, maar met een 0607-suffix (bv. a-C1234-K-0506 naar a-C1234-K-0607. Een aantal communities werd op vraag van de local admins gekopieerd naar een jaarloze versie, zonder jaarsuffix (bv. a-C1111-K-0506 naar a-C1111-K). Deze jaarloze communities zullen vanaf niet meer gekopieerd worden.
Een deel van de 0506-communities werd echter niet gekopieerd, nl. die communities die niet meer gebruikt worden (op basis van lijsten van de local admins) en diegene die leeg waren. Communities die vlak voor de kopie-operatie aangemaakt werden, en daardoor nog leeg waren op het moment van het kopiren, zijn bijgevolg ook niet gekopieerd en hebben geen 0607-versie. Gelieve echter niet verder te werken in de 0506-versie van deze communities, maar maak een nieuwe 0607-versie aan via de nieuwe community-module.
Sommige hogescholen sturen het opleidingsaanbod en de inschrijving van studenten in opleidingen per jaar door, andere doen dat niet. Voor deze laatste hebben wij enkel een koppeling tussen een student en een opleiding, maar niet een studiejaar. Daardoor kan men een community niet aan een bepaald studiejaar hangen, enkel aan een volledige opleiding.
Wil men in dit geval toch enkel de studenten van een bepaald jaar inschrijven en niet alle studenten van de opleiding, dan kan men best de optie batch enroll gebruiken:
- ofwel vertrekt men van een lijst met de user-id’s van de studenten van dat jaar;
- indien men dit niet kan aanleveren, kan men zoeken naar een Toledovak dat door alle studenten van dat jaar gevolgd wordt, en kan men in dat vak een export users doen (via export course data);
In beide gevallen moet men de lijst nog bewerken tot het juiste formaat voor een batch upload (csv-bestand met regel van de vorm “userid”;”S” voor elke student)