Datastroom ISP – Toledo (enkel K.U.Leuven)

Wanneer studenten hun ISP invullen of aanpassen worden deze gegevens en aanpassingen normaal gezien vrijwel direct doorgestuurd naar Toledo. Er zijn echter een paar uitzonderingen hierop.

Zodra een student zijn/haar ISP invult (bepaalde opleidingsonderdelen aanvinkt) en daarna de gegevens opslaat en/of doorstuurt, worden deze inschrijvingen doorgestuurd naar Toledo via webservices (vrijwel onmiddellijk) en via de datastroom (de volgende nacht). In Toledo wordt de student dan automatisch ’student’ van de overeenkomstige Toledocursus(sen). In de tussenliggende databank wordt zo’n inschrijving in Toledo geregistreerd als ‘officieel’, wat wil zeggen dat studenten zich in Toledo niet kunnen uitschrijven voor zulke Toledocursussen, vermits de overeenkomstige onderwijsleeractiviteiten tot hun officieel programma behoren. De Toledocursussen waarvoor men een ‘officile’ inschrijving heeft, zijn in de inschrijfmodule van de student aangeduid via een slot-icoon.
Wanneer een student of de ISP-verantwoordelijke later aanpassen doorvoert, dan zijn er verschillende opties:

• Wanneer een extra opleidingsonderdeel wordt aangevinkt in het ISP, dan wordt dit doorgestuurd als een nieuwe ‘officile’ inschrijving naar Toledo. Normaal gezien zal de student dus enkele minuten na het toevoegen ervan in het ISP in Toledo lid worden tot de overeenkomstige Toledocursus(sen).
• Wanneer een opleidingsonderdeel wordt weggehaald in het ISP, dan blijft de student in Toledo ingeschreven voor de overeenkomstige Toledocursus(sen), maar de Toledo-inschrijving verandert van ‘officieel’ naar ‘vrij’. De Toledocursussen waarvoor men een ‘vrije’ inschrijving heeft, zijn in de inschrijfmodule van de student niet aangeduid via een slot-icoon. Indien de student geen lid meer wil zijn van deze Toledocursussen, dan kan hij/zij zich nu via de inschrijfmodule uitschrijven.

Mogelijke problemen/onduidelijkheden met de verwerking:

• In hun ISP duiden studenten opleidingsonderdelen aan (OPO’s) waaraan n of meerdere onderwijsleeractiviteiten (OLA’s) vasthangen. In Toledo bestaan cursussen op het OLA-niveau: een inschrijving in ISP kan dus resulteren in meerdere inschrijvingen in Toledo.
• Het kan gebeuren dat de webservices die de in- en uitschrijvingen tijdens de dag regelen, hinder ondervinden (bv. van tijdelijke netwerkstoringen) en/of verloren gaan, en dat studenten daardoor een nacht moeten wachten tot ze toegang moeten hebben tot de nieuwe cursussen.
• Uitschrijvingen komen momenteel enkel via de webservices door, en niet via de nachtelijke datastroom: indien de webservices om een technische reden verloren gaan, blijven studenten in Toledo ten onrechte ‘officieel’ ingeschreven. Dit wordt op geregelde tijdstippen via een synchronisatie rechtgezet, maar indien men dit merkt mag men altijd de helpdesk contacteren.