Portfolio-correcties (November 2014)

Problemen met gekoppelde bestanden in Blackboard portfolio’s.

In de loop van de voorbije weken hebben jullie een aantal problemen gemeld in verband met portfolio’s. Een aantal gebruikers ondervonden problemen met het delen of her-delen van hun portfolio’s.
De afgelopen dagen hebben we de meeste van die problemen opgelost.
Alle problemen hadden op de één of andere -maar steeds verschillende- manier te maken met gekoppelde bestanden in portfolio’s en bewijsstukken (artifacts).
De symptomen van de opgeloste problemen waren:
  1. Bestanden met speciale karakters in de bestandsnaam worden niet juist opgeladen
  2. Portfolio’s, portfolio-pagina’s of bewijsstukken (artifacts) kunnen niet meer geopend worden – zelfs niet meer door de eigenaar van het portfolio. Bewerken lukt meestal nog wel
  3. Gekoppelde afbeeldingen worden niet getoond en gekoppelde bestanden kunnen niet geopend worden. Zelfs de eigenaar van het portfolio kan bij het bekijken of bewerken van een portfolio-pagina of bewijsstuk de bestanden niet opvragen of zien
  4. Een gedeeld portfolio bevat niet alle bestanden die de gebruiker in zijn of haar gebruikers-map heeft klaargezet
Voor bestaande portfolio’s hebben we bovenstaande problemen opgelost. Een uitgebreide beschrijving van de problemen, hun oorzaken en onze oplossing staat verder in deze tekst.
Als studenten nieuwe problemen melden met gekoppelde bestanden in portfolio’s, stuur die meldingen dan in elk geval door naar het Toledo-team.
Wat was er precies aan de hand?

1. Bestanden met speciale karakters in de bestandsnaam

Door een configuratieprobleem op één van de applicatie-servers achter Toledo werden dergelijke bestanden opgeladen met een foutief geëncodeerde naam.
Op dit moment heeft Toledo een park van 10 applicatie-servers, het probleem deed zich gelukkig maar voor op één van die servers. Een bestand “présentation.ppt” werd in de portfolio-tekst bewaard als “présentation.ppt”, maar het achterliggende bestand werd op de server weggeschreven als ”pr?sentation.ppt”. Het gevolg was dat de link naar dat bestand niet werkte, dat het bestand dus niet geopend kon worden en dat het portfolio niet gedeeld kon worden.
De configuratie van de bewuste server is gecorrigeerd, de bestanden zelf ook, in de mate van het mogelijke. Het is mogelijk dat er nog een aantal foutief bewaarde bestanden op de server staan, de eigenaars van die bestanden zullen dat merken op het moment dat ze hun portfolio proberen te delen. Als jullie van dergelijke problemen horen, stuur ze dan snel door naar het Toledo-team.

2. Onbereikbare lokale bestanden in Portfolio-pagina’s.

Een gebruiker die onderstaande werkwijze volgde, veroorzaakte een probleem in zijn of haar portfolio.
  • Maak een portfolio
  • Maak een eerste pagina en sectie (gebeurt eigenlijk automatisch)
  • Bewerk de sectie
  • Voeg een koppeling naar een lokaal bestand toe of voeg een lokaal bewaarde afbeelding in
  • Klik Opslaan (Save), maar verlaat de portfolio-pagina niet
  • Bewerk de sectie opnieuw
  • Klik Opslaan (Save) en verlaat de portfolio-pagina (Klaar met bewerken).
De koppelingen en verwijzingen die tijdens de eerste bewerking van de sectie werden toegevoegd, werken niet. Blackboard houdt bij elke bewerking bij welke bestanden werden toegevoegd, ondat die verwijzingen bij het afsluiten van de portfolio-pagina gecorrigeerd moeten worden. Het probleem is dat bij elke nieuwe bewerking van een sectie de informatie over de bestanden uit de vorige bewerking verloren gaat. De bestanden worden wel opgeladen, maar Blackboard bewaart een fout gevormde koppeling. Bij bekijken krijgt de gebruiker een link van deze vorm “localhost:0//pad/naar/bestand.extensie”. Het portfolio kan wel gedeeld worden, maar de links in het portfolio werken niet allemaal.
Dit probleem hebben we opgelost door in de databank alle foutief bewaarde koppelingen te corrigeren en door een regel toe te voegen in de databank die nieuw aangemaakte koppelingen van de foute vorm omzet naar koppelingen van de juiste vorm.

3. Onbereikbare bestanden in bewijsstukken (artifacts) en ondeelbare portfolio’s (template-gebaseerd)

Template-gebaseerde portfolio’s die gebruik maken van bewijsstukken waarin de docent lokaal (van zijn of haar lokaal systeem, dus) gekoppelde bestanden had klaargezet bevatten niet-werkende koppelingen naar die bestanden en kunnen niet gedeeld worden.
Bij het aanmaken van het template worden lokaal gekoppelde bestanden in bewijsstukken niet meegenomen.
Een template is in wezen een gewone kopie van het model-portfolio, De kopieer-procedure die we gebruiken neemt de lokale bestanden die in de bewijsstukken gekoppeld werden niet mee.
We hebben dit probleem opgelost voor alle bestaande problemen (alle ontbrekende bestanden in bewijsstukken van studenten hebben we gekopieerd vanuit het oorspronkelijke bewijsstuk van de docent).
Fundamenteel hebben we dit nog niet opgelost, de procedure die we gebruiken om templates aan te maken moet nog gecorrigeerd worden. Dit probleem zal in de toekomst dus opnieuw opduiken, we zullen dat periodiek moeten oplossen tot het echt opgelost is.

4. Portfolio’s die niet in meest actuele staat gedeeld zijn.

Hoewel gedeelde portfolo’s automatisch ge-reshared worden bij elke wijziging aan inhoud en gekoppelde bestanden, bevatten sommige snapshots niet de laatst toegevoegde bestanden. Omdat Blackboard de wijzigingsdatum van het portfolio en van het snapshot bewaart in CET (Belgische tijd) en de wijzigingsdatum van bestanden in de Content Collection bewaart in GMT (Belgische tijd -1 uur), kan het gebeuren dat wijzigingen aan bestanden het reshare-mechanisme niet trigger-en.
8u 15 student logt in en bewerkt portfolio
8u 20 student deelt portfolio (snapshot-datum is 24/11/2014 08:20 CET)
8u 25 student voegt bestanden toe aan een mapje dat gekoppeld is aan portfolio (wijzigingsdatum is snapshot-datum is 24/11/2014 07:25 GMT)
Het re-share proces vergelijkt de datum van gekoppelde bestanden met de datum van de laatste snapshot, zijn de bestanden recenter, dan moet er een nieuw snapshot gemaakt worden. Bij het vergelijken van de data moet rekening gehouden worden met het verschil in tijdzone (en dat wisten we niet). Ook al werden er dus bestanden toegevoegd na de laatste deling, als dat binnen het uur gebeurde, werden de bestanden beschouwd als ouder dan de laatste snapshot en werd er niet opnieuw gedeeld.

Delen van portfolio’s aangepast

Het portfolio systeem in Toledo is grondig gewijzigd bij de upgrade van Blackboard deze zomer. Eén van de veranderingen in het vernieuwde portfoliosysteem is de manier waarop  portfolio’s gedeeld worden.

Wanneer een student een portfolio deelde met iemand voor de upgrade, kreeg deze persoon steeds de laatste versie te zien van het portfolio van de student. De student diende zijn of haar portfolio maar één maal te delen.

In het vernieuwde portfoliosysteem werd het mechanisme om een portfolio te delen volledig herschreven. Een deling gebeurt nu op basis van momentopnames. Zo een momentopname wordt aangemaakt op het moment van deling. Wijzigingen die een student deed na het delen en dus na de aanmaak van de momentopname waren niet zichtbaar voor de persoon waarmee een portfolio gedeeld werd. Hierdoor diende een student bij elke belangrijke wijziging opnieuw een momentopname te maken en deze te delen. Dit zorgde voor veel extra handelingen voor een student. Handeligen die voor de upgrade niet nodig waren.

Sinds de upgrade is het Toledoteam druk in de weer geweest om een nieuwe en betere workflow te voorzien. Onlangs hebben we een aanpassing in productie genomen zodat portfolio’s waarin wijzigingen gebeurd zijn, automatisch opnieuw gedeeld worden. Er wordt ook volledig automatisch een nieuwe momentopname gemaakt. Op deze manier dient de student, net zoals in het oude portfolio systeem, zijn of haar portfolio maar één maal te delen. De personen waarmee een portfolio gedeeld is, zien nu automatisch steeds de laatste versie van het portfolio.

De automatische aanmaak van nieuwe momentopnames en de deling ervan loopt elke 30 minuten. Hierdoor kan het wel zijn dat wijzigingen in een portfolio pas zichtbaar zijn na 30 min voor een persoon waarmee een portfolio gedeeld is.

Meer info over het nieuwe portfolio systeem

Onderhoud wikiservice

Op woensdag 22/10/2014 ondergaat de wikiservice een technisch onderhoud waardoor een individuele wiki heel tijdelijk onbewerkbaar (en mogelijk onbereikbaar) zal zijn.
Tijdens het onderhoud zullen de 4000 wiki’s die er nu zijn, gemigreerd worden naar een nieuwe database infrastructuur.

Onze excuses voor het eventuele ongemak.

Opgelost: Problemen bij gedeelde portfolio’s

Het eerder gemelde probleem bij gedeelde portfolio’s (“error 404 not found”) is getackeld. We zullen hiervoor – via scripting – alle eerder gemaakte snapshots verwijderen en vervolgens terug aanmaken. Op dit ogenblik is dit reeds gedaan voor alle gedeelde portfolio’s van de KHLeuven-studenten. Voor de portfolio’s van de andere studenten volgt dit later deze week.

Problemen bij gedeelde portfolio’s

De wijze waarop Blackboard portfolio’s behandelt is sinds de upgrade behoorlijk veranderd. Meest in het oog springend is het delen van portfolio’s dat vanaf nu gebeurt op basis van snapshots (snapshot = kopie op het ogenblik van delen).
In het upgradescenario had Blackboard voor oude (pre-upgrade) portfolio’s echter niet meteen een goede oplossing voorzien. Daar is door het Toledoteam hard aan gewerkt in de maanden voor de upgrade en globaal gezien is dat – binnen de krijtlijnen die Blackboard toelaat – goed gelukt.
Er duiken nu echter, in een aantal gevallen, issues op met gedeelde portfolio’s: bij raadplegen van documenten die studenten hebben gedeeld, krijgt de docent de foutmelding “error 404 not found”. De achterliggende oorzaak waarom de bestanden niet meegekopieerd zijn naar de snapshot is nog niet helemaal duidelijk, maar we zullen proberen om dit zo snel mogelijk te achterhalen. Voorlopig is er voor de gevallen waar het probleem zich voordoet geen workaround.

Upgrade Toledo

De upgrade van Toledo is gepland tijdens de onderhoudsweek en vindt plaats van ma 7 tot en met di 8 juli.

Tijdens de upgrade komt er een kopie van Toledo beschikbaar zodat studenten en docenten steeds de leeromgeving kunnen raadplegen. Dit tijdelijke systeem dient enkel om informatie op te vragen en om te communiceren met studenten.

Opgeladen materiaal of wijzigingen door docenten en studenten op dit tijdelijke systeem worden niet bewaard na de upgrade. Dit betekent dat aanpassingen gemaakt op het tijdelijke systeem opnieuw moeten doorgevoerd worden na de upgrade.

Gedurende de rest van de onderhoudsweek kan Toledo nog af en toe kort onbeschikbaar zijn.

Meer informatie over de upgrade

[Valventool] Probleem voor KU Leuven @ Leuven

UPDATE 29/04/2014 10:11: dit is ondertussen opgelost

Er is momenteel een probleem voor valvenbeheerders van KU Leuven @ Leuven.
Door een technische storing kunnen er geen berichten verstuurd worden naar elementen uit het onderwijsaanbod van KU Leuven @ Leuven.
We hebben de oorzaak gevonden en zijn druk in de weer om dit zo snel mogelijk op te lossen.

Onze excuses voor dit ongemak!

[Oplossing] Web EQ probleem

Net zoals het java probleem bij de Multiple file upload is er ook een probleem met de Web EQ (Web Equation editor) waarmee je wiskundige formules kan toevoegen in de visuele tekstbox editor.

Fout bij Web EQ

We hebben een oplossing voor dit probleem. Docenten dienen 2 zaken te doen, studenten dienen maar 1 ding te doen.

Oplossing voor docenten

1. Als docent van een vak dien je je java cache leeg te maken zoals beschreven in het artikel:
[Oplossing] Multiple file upload – Java probleem

2. Daarnaast dien je als docent ook een beveiligingsregel toe te voegen aan java zoals besproken in het artikel:
Multiple file upload – Java probleem

Je dient als docent beide zaken te doen voor de correcte werking van de Web EQ!

Oplossing voor studenten

Voor studenten is het gelukkig iets simpeler en dienen ze enkel hun java cache leeg te maken zoals beschreven in het artikel:

[Oplossing] Multiple file upload – Java probleem

Kleine aanpassingen

We hebben een aantal kleine wijzigingen doorgevoerd in inhoudsgebieden en bij mededelingen. Inhoudsgebieden zijn de menu-items in cursussen en communities in Toledo waar je onder andere documenten kan opladen zoals bv. ‘Documents/documenten’ en ‘Information/informatie’.

Nieuwe knoppen expand/collapse all en move to top

We hebben rechtsboven in een inhoudsgebied en bij mededelingen de knoppen ‘expand all/alles uitklappen‘ en ‘collapse all/alles dichtklappen‘ toegevoegd. Deze zijn enkel zichtbaar wanneer de edit-mode op aan staat. Met deze knoppen kan je met een muisklik alle item toeklappen (of terug uitklappen). Dit kan handig zijn wanneer men veel items heeft die men wil herordenen.

De tweede aanpassing is de knop ‘move to top/verplaats naar boven‘. Deze knop is zichtbaar rechts onderaan bij een item in een inhoudsgebied wanneer men met de muis hierover beweegt. Ook deze knop is enkel zichtbaar wanneer de edit-mode op aan staat. Uiteraard is deze knop niet aanwezig bij het eerste item. Door op de knop te klikken, wordt een item helemaal naar boven verplaatst in het inhoudsgebied. Standaard worden nieuwe items namelijk altijd onderaan gezet. Het blijft natuurlijk nog altijd mogelijk om items te verslepen.

[Oplossing] Multiple file upload – Java probleem

Er is een oplossing voor het probleem met de multiple file upload veroorzaakt door de laatste nieuwe versie van Java (7u51). In samenwerking met Blackboard hebben we een nieuwe versie van de multiple file upload op Toledo geïnstalleerd. Deze versie voldoet aan de nieuwe eisen van de laatste versie van Java.

Java slaagt applets lokaal op zodat deze sneller geladen kunnen worden. Het spijtige is dat Java nog steeds de ‘oude’ versie van de applet laadt wanneer je naar de pagina van de multiple file upload gaat. Je dient dus de cache van Java zelf leeg te maken om de laatste versie van de applet te gebruiken.

Om de Java applet terug te laten werken dien je de Java cache leeg te maken. De werkwijze hiervoor is:

Open het control panel van Windows

Open het control panel

Zoek rechts boven op Java en dubbelklik op het Java icoon

Zoek op java rechts boven

Het Java control panel opent zich. Klik op ‘Settings‘.

Klik op settings in het java control panel

Klik vervolgens op ‘Delete files

Klik vervolgens op Delete files

Zorg ervoor dat de eerste twee opties aangevinkt zijn en klik dan op OK.

Klik op OK

De opgeslagen lokale versies van java applets worden verwijderd.

Klik vervolgens terug op OK om het venster van de Temporary file settings te sluiten.

Sluit het Java control panel door op OK te klikken.

Afhankelijk van je browser kan het zijn dat je deze eerst eens volledig moet sluiten vooraleer de multiple file upload terug werkt.

Als alles in orde is, werkt de multiple file upload terug zoals voorheen:

Je kan terug meerdere bestanden tegelijk opladen

Single file upload

Je kan natuurlijk ook nog steeds de single file upload gebruiken door op Single file te klikken rechts bovenaan: