Archive for the '03 Beheren' Category

Wie is er officieel ingeschreven in een vak of community?

Gepubliceerd op 07/12/2012 in 03 Beheren. Tags: , , .

Studenten worden automatisch ingeschreven in toledovakken overeenkomstig de inschrijvingen in hun ISP. Docenten worden automatisch ingeschreven in de vakken waarvan ze titularis zijn, zie programmaboek. Deze inschrijvingen zijn officieel* en studenten en docenten kunnen deze herkennen aan de hand van een speciaal icoon icoon officiële cursus in hun ‘My Courses’.
*Officieel impliceert dat de gebruiker in kwestie zich niet kan uitschrijven via de In-en uitschrijfmodule (Toledo Admin tabblad).

Bij communities en b-cursussen kan men als beheerder koppelingen leggen waardoor studenten van een bepaalde richting of van een bepaald vak automatisch worden ingeschreven in de community/b-vak. Het beheer van deze koppelingen gebeurt via de Docentenmodule op het Toledo Admin tabblad. Elke nacht worden de automatische koppelingen opnieuw verwerkt waardoor eventuele nieuwe studenten worden ingeschreven. Deze officiële inschrijvingen zijn te herkennen aan volgende iconen:

  • icoon inschrijving officiële community : officiële inschrijving in een community
  • icoon inschrijving officiële b-cursus : officiële inschrijving in een B-cursus

Naast officiële inschrijvingen (dus via koppeling) zijn er nog twee andere wijzen van inschrijven. Als docent of beheerder van een vak, community of b-cursus kan men zelf iemand handmatig inschrijven of een persoon kan zichzelf inschrijven via de ‘In- en uitschrijfmodule’ op het Toledo Admin tabblad. Dit laatste is enkel mogelijk indien het vak, community of b-cursus ook openstaat voor manuele inschrijving (in te stellen door de docent, zie Docentenmodule Admin tabblad).

Om een overzicht te houden over wie er op welke manier is ingeschreven, kan men de tool ‘Export course data (Gebruikersgegevens exporteren)’ gebruiken. Deze tool zal een Excel-bestand genereren met al de ingeschreven personen met vermelding of het al dan niet een officiële inschrijving betreft. De tool is terug te vinden in het ‘Control Panel (Configuratiescherm)’ onder ‘Course Tools (Cursustools)’ voor cursussen of ‘Organization Tools (Organisatietools)’ voor communities. Klik vervolgens op ‘Export Course Data (Gebruikersgegevens exporteren)’.

Opties export course data voor cursus

Voor communities is er een extra optie voorzien om de koppeling(en) weer te geven waardoor een student terecht is gekomen in de community.

Opties export course data voor community

In Toledopedia, de online handleiding voor docenten vindt men meer informatie over deze onderwerpen:

Tips bij de start van het nieuwe semester

Gepubliceerd op 26/08/2010 in 03 Beheren and Tips & tricks.

Enkele nuttige Toledotips bij de start van het nieuwe semester:

Groepen: overzicht van groepssamenstelling opvragen

Gepubliceerd op 12/05/2010 in 03 Beheren, Tips & tricks and Zonder categorie.

Om snel een overzicht te krijgen van de lidmaatschappen van de groepen in een vak of community zonder alle individuele groeps-pagina’s af te lopen, kan je de tool ‘export course data’ gebruiken.

  • Open de cursus/community waarin men de groepssamenstelling wil opvragen
  • In het Control Panel (Configuratiescherm) open je het onderdeel Course Tools (Cursustools) voor cursussen of Organization Tools (Organisatietools) voor communities.
  • Klik op de Export Course Data (Gebruikersgegevens exporteren).
  • Selecteer de opties ‘Toon gebruikersinfo (voornaam, familienaam, e-mail)’ en ‘Toon groepen’.
  • Klik onderaan op de knop Submit (Verzenden).

Die tool genereert (als je de optie ‘show groups’ aanvinkt) een excel-bestand met voor elke gebruiker de namen van de groepen waarvan hij of zij lid is. Door te sorteren in Excel krijg je snel een overzicht van wie in welke groep zit.

groupsamenstelling

Batch Enroll Tool

Gepubliceerd op 05/05/2010 in 03 Beheren and Tips & tricks. Tags: , .

Samen met de upgrade naar Blackboard 9 werd ook de Batch Enroll tool voorzien van een update. Met deze tool is het mogelijk om in één keer een hele hoop gebruikers in te schrijven in een vak of community en onmiddellijk te voorzien van de gewenste rol.

In deze nieuwe versie is het vereist headers op te geven in de eerste rij van het excel document.

  • De header van de eerste kolom is userId. Hierbij is het belangrijk om weten dat de ‘I‘ dient geschreven te worden als hoofdletter.
  • De header van de tweede kolom dient role te zijn.

Indien men ‘userId’ zonder hoofdletter ‘I’ schrijft, krijgt men volgende melding: “Given columns are invalid”.

In een volgende versie van de Batch Enroll tool zullen we deze hoofdlettergevoeligheid verwijderen en de instructies in Toledo nog iets duidelijker visualiseren.

Aanpassingen in Toledo (groepsagenda, statistieken en portfolio achtergrond kleuren)

Gepubliceerd op 02/04/2010 in 01 Algemeen and 03 Beheren. Tags: , , , , , .

Vandaag zijn er een aantal aanpassingen gebeurd in Toledo.

a. Naar aanleiding van een aantal meldingen ivm problemen met statistieken (traagheid, onvolledigheid, inhoud) hebben we besloten om tijdelijk het trekken van statistieken te deactiveren. In het control panel en in de contextuele menu’s zijn daarom de knoppen om statistieken te genereren verborgen. De achterliggende processen die gegevens kunnen verzamelen, blijven uiteraard actief.

De optie om statistieken te trekken werd uitgeschakeld op verschillende niveau's

De optie om statistieken te trekken werd uitgeschakeld op verschillende niveau's

Het probleem van de slecht werkende statistieken is ingediend bij Blackboard. Van zodra er een oplossing is zullen we deze functionaliteit terug beschikbaar maken. We houden u op de hoogte via deze blog.

b. Bij het aanmaken van een groep of groepsset kon men kiezen om een groepsagenda te activeren.  Aangezien deze functionaliteit nog niet geïmplementeerd is in Blackboard 9.0, is deze optie weggehaald.

De optie om een groepsagenda aan te maken, werd verwijderd

De optie om een groepsagenda aan te maken, werd verwijderd

c. De laatste aanpassing betreft de achtergrond van het menu van een portfolio. Tot voor kort werden de kleuren die een gebruiker selecteerde voor het menu van zijn of haar portfolio niet getoond. Door aanpassen van de css is dit probleem nu van de baan.

Gelieve op te merken dat het even kan duren vooraleer deze aanpassingen zichtbaar zijn. Om de aanpassingen onmiddellijk te kunnen zien, dient men het cache geheugen van de browser te wissen.

Hoe worden studenten lid van een Toledocursus?

Gepubliceerd op 14/09/2009 in 03 Beheren and Tips & tricks.

Er zijn drie manieren waarop een student lid kan worden van een Toledocursus:

  1. Automatisch via de nachtelijke datastroom
  2. Manueel, door zichzelf in te schrijven via de inschrijfmodule
  3. Manueel, doordat de docent hem/haar inschrijft via het Control Panel (Configuratiescherm)

Automatisch via de nachtelijke datastroom

K.U.Leuven en de meeste hogescholen geven elke nacht vanuit hun administratieve systemen inschrijvingen door van studenten in Toledocursussen, op basis van hun gekozen opleidingen, opties en keuzevakken in hun studieprogramma. Op die manier is het overgrote deel van de studenten automatisch ingeschreven in de juiste Toledocursussen. Let wel op, studenten zullen deze cursussen zien verschijnen in de module ‘My Courses’, maar pas wanneer de docent de cursus available (beschikbaar) maakt hebben ze ook echt toegang tot de cursusinhoud.

Manueel, door zichzelf in te schrijven via de inschrijfmodule

Studenten uit opleidingen of hogescholen die geen inschrijvingsgegevens doorsturen via de datastroom, of studenten die om andere redenen zich wensen in te schrijven in vakken die niet tot hun officile programma behoren, kunnen zichzelf inschrijven via de inschrijfmodule op het tabblad ‘Admin’. Standaard kan elke student of personeelslid zich inschrijven in cursussen van de eigen instelling (hogeschool of universiteit). Indien men op privacy- of copyrightredenen wil verhinderen dat men zich op die manier kan inschrijven in een bepaalde cursus, dan kan men als docent een vak sluiten via de optie ‘Course Status’ (’Cursus Status’) in de docentenmodule op het tabblad ‘Admin’. Via dezelfde tool kan men eventueel een cursus openzetten voor de hele Associatie, bv. in het kader van een samenwerking tussen verschillende instellingen. Op die manier van een student van instelling A zich via de inschrijfmodule inschrijven voor een cursus van instelling B.

Manueel, doordat de docent hem/haar inschrijft via het Control Panel (Configuratiescherm)

Als instructor (cursusleider) kan men ook studenten en/of collega’s inschrijven in de eigen cursussen via het Control Panel (Configuratiescherm) en de optie ‘Enroll User’ (’Gebruiker inschrijven’. Via deze weg kan men elke gebruiker van de Associatie lid maken. Wil men een hele groep gebruikers tegelijk lid maken, dan kan dat via de optie ‘Batch enroll users’ (’Gebruikerslijst opladen’).

Meer mogelijkheden met Toledo+

Gepubliceerd op 31/08/2009 in 03 Beheren, 06 Evalueren and Tips & tricks.

Enkele jaren geleden werd Toledo uitgebreid met een extra tabblad en diverse modules, om ondermeer e-portfolio, collaboratief groepswerk en efficint contentbeheer te vergemakkelijken. In een eerste fase waren deze toepassingen enkel op aanvraag zichtbaar, vanaf dit academiejaar heeft elke Toledo-gebruiker automatisch toegang tot Toledo+.

Toledo+ is een extensie van Toledo die zich toespitst op het beheren en delen van documenten.

In Toledo+ heeft elke gebruiker automatisch een eigen persoonlijke map, waarin men documenten kan opslaan en structureren in folders. Men kan deze documenten vervolgens delen met andere gebruikers en hen lees- of schrijfrechten geven. In dat laatste geval kan men dan samenwerken aan bepaalde documenten, eventueel met versiebeheer zodat de evolutie van het document wordt bijgehouden. Standaard kan men max. 50 Mb aan bestanden opladen in de eigen persoonlijke map. Indien men omwille van een bepaald projectwerk of onderwijsopdracht meer plaats nodig heeft, kan men contact opnemen met de helpdesk van de eigen instelling.

Via Toledo+ kunnen studenten ook e-portfolio’s samenstellen, waarin men kan linken naar bestanden uit de persoonlijke map, externe websites, en pagina’s op basis van een door de docent gecreerde template. Deze portfolio’s kunnen gedeeld worden met een andere Toledogebruiker, of zichtbaar gemaakt worden via een tijdelijke ‘pass’ voor externen.

In Toledo+ kan men ook voor een cursus of community een eigen plaats aanvragen waar men cursusinhoud kan opslaan. Op deze manier kan men content beter beheren en wordt de opslagcapaciteit van Toledo efficinter benut. Men kan immers vanuit verschillende cursussen/communities naar nzelfde document in Toledo+ linken. Indien men dit document jaarlijks wil aanpassen, dient men slechts n nieuwe versie op te laden, nl. in Toledo+, en de links in de cursussen zullen automatisch naar de juiste versie verwijzen. Genteresseerde docenten of community-beheerders kunnen een cursusfolder in Toledo+ aanvragen. Docenten van de K.U.Leuven kunnen de vraag stellen via de ICT Helpdesk (zie tabblad ‘Help’ in Toledo). Docenten van de hogescholen kunnen de local admins van hun departement/hogeschool contacteren. Vermeld steeds de cursus-id en exacte naam van de Toledocursus of -community waarvoor men een cursusfolder wenst.

Meer info:

Alle oude announcements in n keer verwijderen in een gekopieerde cursus of community

Gepubliceerd op 25/08/2009 in 03 Beheren and Tips & tricks.

Via de optie ‘Recylce (Verwijderen)’ voor cursussen en ‘Recycle Organization (Organisatie hergebruiken)’ voor communities terug te vinden onder ‘Packages and Utilities (Pakketten en functies)’ in het in het Control Panel (Configuratiescherm), kan men in één beweging alle cursusinhoud in een bepaalde content area (inhoudsgebied), en/of alle announcements (mededelingen), fora, groepen enzovoort verwijderen.

Pas toch op bij het gebruik van deze tool en check dubbel of de aangevinkte delen effectief verwijderd mogen worden. Vink zeker nooit de optie Users (Gebruikers) aan.

Oppassen met verwijderen van items en onderdelen binnen Toledo!

Gepubliceerd op 08/06/2009 in 03 Beheren and Tips & tricks.

In Toledo is het zeer gemakkelijk om menu-items, folders, items, assignments (opdrachten), tests (toetsen) en andere onderdelen van een cursus of community te verwijderen. Men dient echter voorzichtig te zijn met het wissen van elementen in de cursus, want er is binnen Toledo geen undo-knop of prullenbak om per ongeluk gewiste items terug te halen. Volgende suggesties kunnen helpen om problemen te voorkomen:

1) Menu-items onzichtbaar maken i.p.v. wissen

Het menu kan men aanpassen aan de noden/doelen van de cursus of community. Het is echter aan te raden om menu-knoppen onzichtbaar te maken i.p.v. ze te wissen. Indien men knoppen die verwijzen naar content areas (inhoudsgebieden) volledig wist, dan wist men ook meteen alle inhoud die zich daar bevond.

2) Items, folders, links, … in content areas (inhoudsgebieden) onzichtbaar maken i.p.v. wissen

Indien men bepaalde inhouden niet meer wil tonen aan studenten, maar men de informatie toch nog wil bijhouden als een soort archiefversie, enkel zichtbaar voor de docent(en) en/of beheerder(s) van de cursus of community, dan kan men deze onzichtbaar maken voor studenten via de knop ‘Modify’ (’Wijzigen’) en de optie ‘Make the content available’ (’Inhoud beschikbaar maken’) op ‘No’ (’Nee’) te zetten. Wis enkel deze inhouden die u zeker niet meer nodig hebt.

3) Voorzichtig met assignments (opdrachten), tests (toetsen) en andere cursuselementen met een link naar het gradebook (cijferlijst)

Assignments (opdrachten), tests (toetsen) en andere cursuselementen met een link naarhet gradebook (cijferlijst) mag men zeker niet wissen zolang men de eraan gelinkte door de studenten doorgestuurde commentaren, bijlagen en antwoorden nodig heeft. Bij het wissen van de link naar een assignment (opdracht) of een test (toets) of zullen de cijfers in het gradebook (cijferlijst) bewaard blijven, maar de input van studenten (commentaren en bijlagen bij een assignment, antwoorden op een toets) verloren gaan. Ook hier kan men beter de link onzichtbaar maken.

4) Uitschrijven van studenten

In 99% van de gevallen worden studenten automatisch ingeschreven via de nachtelijke datastroom. Wanneer ze van studierichting / cursus veranderen, dienen ze zichzelf it te schrijven uit de oude cursussen, maar dat gebeurt niet altijd. Men kan best nooit studenten zelf uitschrijven, tenzij men 100% zeker is dat die student de cursus niet meer volgt. Bij het uitschrijven van studenten via het Control Panel (Configuratiescherm) verdwijnen immers ook alle gegevens van die studenten uit het gradebook (cijferlijst): behaalde punten, antwoorden op toetsen, doorgestuurde bijlagen bij assignments, alles wordt gewist zodra men een student manueel verwijdert uit de cursus of community.

5) Oppassen met optie ‘Recycle’ (’Hergebruiken’)

Via de optie ‘Recycle’ (’Hergebruiken’) in het Control Panel (Configuratiescherm) kan men in n beweging alle cursusinhoud in een bepaalde content area (inhoudsgebied), en/of alle announcements (mededelingen), fora, groepen enzovoort verwijderen. Het wissen van alle announcements kan bij de start van een academiejaar handig zijn, maar pas toch op en check dubbel of de aangevinkte delen effectief verwijderd mogen worden. Vink zeker nooit de optie ‘Users’ (’Gebruikers’) aan (zie vorige opmerking).


Opties in geval van verlies van belangrijke cursusinhouden

Zoals reeds gezegd is er in Toledo geen undo-knop of prullenbak, om verloren inhouden terug te halen. Het Toledoteam zorgt wel voor regelmatige back-ups van cursussen en communities.

Omdat het opzoeken en terugzetten van archieven heel erg tijdrovend is, en niet alle inhouden kunnen teruggehaald worden, zal elke aanvraag individueel bekeken worden. Volgende richtlijnen zijn hierbij belangrijk:

  • Elke nacht worden er archieven genomen van cursussen/communities waarin de dag ervoor wijzigen zijn gebeurd. Deze archieven worden n week bewaard, voor archieven ouder dan een week wordt er n per week bewaard, voor archieven ouder dan een maand, slechts n per maand. Reageer dus snel indien u informatie wil terughalen, want na een week wordt de kans kleiner dat we exact een archief hebben van het moment waarop de items verwijderd werden.
  • Neem zo snel mogelijk contact op met de helpdesk van uw eigen instelling indien u belangrijke cursusinhouden gewist hebt, met vermelding van de naam en id van de cursus of community, en een goede beschrijving van de cursusinhouden en de locatie binnen de cursus/community waar deze zich bevonden.

Voor het terugzetten van gegevens gelden volgende beperkingen:

  • Indien het gaat om items met bijlagen, dan kan men een archiefversie bekomen, die men via de tool ‘bFree‘ kan openen en bekijken. Men kan dan zelf de benodigde documenten recupereren en terug opladen in Toledo.
  • Indien het gaat om cijfermateriaal, doorgestuurde assignments (opdrachten), post op een forum en andere activiteiten van studenten, dan zijn er twee opties: ofwel wordt de archiefversie van de cursus tijdelijk opgeladen op een testomgeving en kan de docent daar de gegevens raadplegen, ofwel kan de huidige versie van de cursus in Toledo gewist worden, en de archiefversie in de plaats worden gezet (maar dan is men wel alle gegevens kwijt van tussen de datum van het archief en het moment van restoren).

Gebruik geen Toledo-cursussen en/of -communities van het vorige academiejaar

Gepubliceerd op 20/01/2009 in 01 Algemeen, 03 Beheren and Tips & tricks.

Elk jaar tijdens de zomermaanden wordt het cursusaanbod van het nieuwe academiejaar in Toledo opgeladen en worden er nieuwe (lege) Toledocursussen gecreerd. Deze nieuwe cursussen hebben achteraan in de Toledocode een suffix dat het academiejaar, waarin ze gebruikt kunnen worden, aanduidt. Vervolgens wordt tijdens een kopie-operatie de inhoud van de overeenkomstigte Toledocursusen van het huidige academiejaar overgezet naar de nieuwe. Ook voor de jaarlijkse communities gebeurt een dergelijke operatie.

De cursussen en communities van het voorbije academiejaar worden op de vooravond van de start van het nieuwe academiejaar automatisch unavailable (onbeschikbaar) gemaakt voor studenten. Vanaf dan dient men gebruik te maken van de nieuwe Toledocursussen en -communities. Het is enkel in deze cursussen en communities dat studenten automatisch ingeschreven zullen worden via de (nachtelijke) datastroom.

De oude cursussen en communities zijn voor personeelsleden nog n academiejaar beschikbaar als archiefversie. Men dient aan de inhoud ervan niets meer te veranderen, omdat er geen back-up meer wordt genomen en ze in de loop van juni definitief van het systeem verwijderd worden.

Om problemen te voorkomen en docenten op tijd aan te manen niet meer in deze oude versies te werken, zullen cursussen en communities die weer available (beschikbaar) zijn gezet op het einde van elke maand weer automatisch unavailable (onbeschikbaar) gezet!